Calificación de leads y reparto: cada contacto, al asesor que le toca

¿Qué es la calificación de leads y por qué repartir sin calificar sale caro?

La calificación de leads es averiguar, antes de que un asesor llame, si un contacto encaja con lo que vendes: presupuesto, zona, plazo, servicio. Sin ella, tu equipo pasa la mañana llamando a gente que solo preguntaba y llega tarde a quien estaba listo para comprar.

El reparto es la otra mitad. Un lead calificado que cae sin dueño, o en el tablero equivocado, es un lead que nadie llama. En Acuarius las dos cosas van juntas: el agente de IA averigua dentro de la conversación, el sistema decide y el lead llega a una persona con su resumen.

¿Cómo califica el agente sin que la IA decida?

En el editor del agente, en el paso Calificación, activas «Calificar antes de pasar al comercial» y agregas hasta ocho preguntas. Cada una tiene dos casillas: Qué debe averiguar, por ejemplo «en qué zona busca», y Qué respuesta lo da por bueno, por ejemplo «Chapinero o Usaquén». La segunda es opcional: vacía, cualquier respuesta vale.

La IA no decide quién pasa. Solo reporta lo que le contestaron y si cumple cada condición. El veredicto lo da una regla del sistema que no cambia de opinión entre mensajes: mientras falte una respuesta, el lead sigue pendiente. Un «sin información» no cuenta como respuesta, así que nadie llega calificado sin haber dado el dato.

Con «Califica si cumple al menos» decides si debe cumplir todas o un mínimo, por ejemplo 3 de 4. Si alguien cambia un dato más adelante, el veredicto se recalcula y se quita la etiqueta contraria: nadie queda marcado como las dos cosas.

¿Cómo llega cada lead al tablero que le toca?

Si tienes varios procesos de venta, en el paso Proceso activas «Enviar a un proceso de venta según lo que busque». Escribes qué debe averiguar el agente para decidirlo, por ejemplo «si quiere comprar o arrendar», y agregas las opciones: el nombre, a qué proceso va y quién lo atiende.

El agente solo reporta cuál opción encaja. A qué tablero va cada una lo decides tú en esa pantalla, donde se puede revisar y cambiar sin tocar el entrenamiento. Si no lo tiene claro, no la inventa y sigue conversando. Si la etapa elegida no existe en el tablero destino, el lead entra en la primera etapa: nunca queda en una columna que no se ve.

¿Cómo se entera el asesor de que tiene un lead nuevo?

Al asignarse un lead, el asesor recibe un aviso en el celular (si activó los avisos en Configuración → Notificaciones) y un correo «Nuevo lead para ti» con el nombre, los datos de contacto y el botón para abrir el CRM. Al dueño de la cuenta no se le manda el correo, porque lo ve todo: le quedan el aviso y la tarea.

Antes del correo se crea la tarea de primer contacto, con el plazo que elijas, para que aparezca en su lista de pendientes y en el resumen diario por correo. Y si el contacto vuelve a escribir después de que el agente pasó la conversación, a quien lo tiene a su nombre le llega el aviso en la campana y en el celular, si activó los avisos en Configuración → Notificaciones. Con el inbox de WhatsApp en tiempo real, el mensaje aparece sin recargar.

¿Queda registro de quién tenía cada lead?

Sí. Cada cambio de responsable deja una línea en el historial de la ficha, por ejemplo «Responsable: Camila → Andrés, por Reparto automático». Dice de quién pasó a quién y quién lo decidió: una persona, el reparto, la regla de la fuente o la API.

Esas líneas no se pueden borrar y no cuentan como actividad en los reportes de productividad. La calificación deja su propia nota: «Calificado por el agente de whatsapp (3 de 4)», el interés detectado y las respuestas de cada pregunta. Con el filtro por asesor del pipeline de ventas ves la cartera de cada persona, y el perfil de Ventas solo ve los leads que le asignaron.

Errores comunes al calificar y repartir leads

Escribir otra pregunta en «Qué respuesta lo da por bueno». Esa casilla es la condición, no una segunda pregunta. Si quieres averiguar otra cosa, agrégala como pregunta aparte.

Hacer un interrogatorio. Ocho preguntas es el máximo, no la meta. Con tres o cuatro bien elegidas el agente califica sin cansar a nadie. Para guardar más datos en la ficha, usa campos personalizados que llena el agente.

No marcar quién atiende cada tablero. Si nadie lo tiene marcado, decide la regla de la fuente y el lead puede ir a quien no lleva ese proceso. Nunca se queda sin dueño, pero sí con el dueño equivocado.